W kancelarii parafialnej. Wstęp
W naszej diecezji i całej Polsce funkcjonują dwa terminy: biuro parafialne lub kancelaria parafialna. Co one oznaczają? Właściwie to samo, tyle że termin „biuro” jest bardziej ogólny, oznacza generalnie powierzchnię, gdzie znajduje się sprzęt obsługi administracyjnej danej instytucji, a odnosi się zasadniczo do wszystkich urzędów w firmach, w administracji, usługach itp. (mamy np. biuro rachunkowe, biuro statystyczne, biuro podróży, biuro nieruchomości itd). Natomiast termin „kancelaria” jest terminem bardziej technicznym i odnosi się urzędów i instytucji wyższej rangi, w tym państwowych, kościelnych czy prawnych (stąd mamy np. kancelarię Prezydenta RP, Premiera, Sejmu czy Senatu, a także kancelarię radcy prawnego, notariusza czy kancelarię parafialną). Wobec powyższego wydaje się być bardziej odpowiednim termin „kancelaria parafialna”. W każdej parafii musi być kancelaria lub inaczej biuro parafialne, gdyż parafie posiadają kościelną i cywilno - państwową osobowość prawną i są instytucjami w rozumieniu tak prawa kanonicznego, jak i prawa państwowego w Rzeczypospolitej Polskiej.
Rozpoczynamy nową serię felietonów na temat kancelarii czy biura parafialnego, a będziemy patrzeć na nie z punktu widzenia wiernego świeckiego, parafianina, aby mógł on trafnie, swobodnie i skutecznie „załatwić” sprawy parafialne, które go właśnie dotyczą. W konsekwencji również duszpasterzom będzie łatwiej „dogadać się” z wiernymi, gdyż obydwie strony będą wiedziały jaka jest ich rola, zakres praw i obowiązków, jakie możliwości i oczekiwania, unikając wielu nieporozumień i niejasności. I tak w poszczególnych artykułach weźmiemy „pod lupę” konkretne tematy i sprawy, które najczęściej są przedmiotem rozmów w kancelarii parafialnej, takie jak zamawianie intencji mszalnych, zgłaszanie chrztu dziecka, małżeństwa, kwestia zgody na przyjęcie sakramentu w innej parafii czy przyjmowanie sakramentów przez wiernych zamieszkujący za granicą Polski i wiele innych dużo trudniejszych kwestii. Felietony prawne niniejszej rubryki, tak jak z zakresu muzyki kościelnej, liturgii i nauki społecznej Kościoła, pojawiają się w co drugim wydaniu dwutygodnika, czyli raz w miesiącu, a zatem jesteśmy umówieni na „rozmowy” prawno – kanoniczne dotyczące kancelarii parafialnej.
Kontynuując zagadnienia wstępne w naszym temacie, zobaczmy najpierw jak powinna wyglądać kancelaria parafialna, gdzie powinna być umieszczona i kiedy czynna? Otóż, kancelaria musi mieć wyznaczone specjalne i stałe miejsce na probostwie bądź w innym budynku parafialnym. Musi być dobrze oznaczona przez szyld, a na nim wyraźnie napisane godziny urzędowania oraz numer telefonu kontaktowego, a także dane parafii, tj. wezwanie, miejscowość i adres parafii. Wierni są zobowiązani do załatwiania spraw kancelaryjnych właśnie w tych godzinach, a nie wtedy kiedy akurat przechodzą obok siedziby parafii, czy właśnie mają czas. Powodów jest kilka, ale przede wszystkim ten, że duszpasterz może mieć inne obowiązki, jak choćby nauka religii w szkole, czy sprawy administracyjne lub duszpasterskie parafii. Tym bardziej gdy urzęduje w kancelarii parafialnej osoba świecka - poza godzinami urzędowania po prostu jej nie będzie. Z drugiej strony duszpasterze są zobowiązani do przestrzegania wyznaczonych dni i godzin urzędowania. Parafia jest bowiem instytucją publiczną w myśl prawa kanonicznego i państwowego.
Spraw kancelaryjnych nie załatwia się ponadto na ulicy, w zakrystii czy podczas przypadkowych spotkań, gdyż w kancelarii parafialnej są dokumenty, pieczątki i potrzebne formularze. Jedynie można przy jakiejś okazji zapytać duszpasterza, zwłaszcza proboszcza, jak załatwić daną sprawę, jaki dokument ze swojej strony ewentualnie przygotować itd. Natomiast duszpasterz winien udzielić wstępnych informacji, by potem w kancelarii załatwić sprawę szybko i skutecznie. Nie wszystkie sprawy można załatwić „od ręki”. Bowiem są trudniejsze kwestie, gdy trzeba poszukać odpowiednich danych, czy prosić Księdza Biskupa o zgodę lub decyzję, skontaktować się z Kurią, czy po prostu zastanowić się i dopiero potem przygotować odpowiedź czy decyzję. Ogólnie przyjęty czas załatwiania trudniejszych spraw jest od 7 do 14 dni. Nie do przyjęcia jest sytuacja, kiedy parafianin przychodzi np. po wieczornej Mszy św. i wymuszając prosi o dokument od razu, bo jutro musi go gdzieś przedstawić. Zawsze zanim zostanie wystawiony dokument, duszpasterz musi pewne rzeczy sprawdzić, by prawidłowo podjąć decyzję; nie można więc wymuszać wydania dokumentów, zwłaszcza poza kancelarią parafialną i godzinami urzędowania.
Wyjątek w tym wszystkim stanowią takie sprawy jak wezwanie z sakramentami do chorego czy umierającego, czy ustalenie terminu pogrzebu w sytuacji śmierci parafianina. Wtedy każdy wierny może i powinien skorzystać z numeru telefonu do kontaktu w nagłych sprawach.
ks. Zbigniew Cieślak
Komentarze
Nikt nie dodał jeszcze komentarza.
Bądź pierwszy!