Autorzy Archiwum Galeria Polecane Kontakt Ogłoszenia

2017-11-15 10:48:41

Zasady funkcjonowania w kancelarii

Kontynuujemy serię felietonów dotyczących kancelarii parafialnej. Wybraliśmy ten właśnie termin (kancelaria) jako bardziej odpowiedni dla instytucji kościelnej jaką jest parafia. Podobne odniesienia, to kancelaria adwokacka, notarialna, radcy prawnego czy kancelaria Sejmu, Senatu, itp. Natomiast termin  „biuro” jest bardziej odpowiedni w odniesieniu do biura podróży, rachunkowego czy biura nieruchomości. Jednak można używać obydwu terminów ze wskazaniem na ten pierwszy.
Kancelaria parafialna jest miejscem niezwykle ważnym w każdej parafii, gdyż „załatwiamy” tam wiele spraw, niemalże wszystkie parafialne. Stąd musi być miejscem przyjaznym i dobrze urządzonym. W kancelarii parafialnej zamawiamy Msze Święte, prosimy o chrzest dziecka, o pobłogosławienie małżeństwa sakramentalnego, zamawiamy - jak w tym czasie - wymienianki i załatwiamy inne sprawy. Wierni poznają tam z bliska duszpasterzy, a oni swoich parafian. Obok właściwego pomieszczenia kancelarii powinna być poczekalnia, a tam stolik, krzesła i wyłożona choćby prasa katolicka, a także dostęp do łazienki. W samym pomieszczeniu kancelarii, gdzie przyjmuje się interesantów musi być biurko, krzesła i wszystkie przybory kancelaryjne, w tym komputer, wzory pism, itd. Jednak księgi metrykalne nie mogą być w tym pomieszczeniu, gdzie przyjmowane są osoby, a tym bardziej w poczekalni, lecz w osobnym archiwum, a szafy z księgami zamknięte na klucz. W konsekwencji powinna być poczekalnia i dwa pomieszczenia oraz osobne jeszcze pomieszczenie dla duszpasterza, gdyby był zatrudniony kancelista (osoba pracująca w kancelarii parafialnej). Wtedy duchowny „załatwia” trudniejsze sprawy oraz te, które należą wyłącznie do jego kompetencji, jak choćby sprawy małżeńskie czy sądowe. Gdy więc kancelistą jest osoba świecka, to i tak w niektórych sprawach nieodzowną jest osoba duszpasterza, bowiem pewne dokumenty może podpisać tylko on i ważniejsze decyzje może podjąć także tylko duchowny (ale o tym szczegółowo w następnych felietonach). W takim wypadku interesantów przyjmuje kancelista świecki, a obok w biurze jest obecny duchowny, który podejmuje decyzje lub podpisuje dokumenty. W innym wypadku kancelista świecki przyjmuje sprawę, wyznacza termin odebrania dokumentu, a następnie przekazuje sprawę osobie duchownej lub bezpośrednio kieruje petenta (interesanta, wiernego) do księdza proboszcza lub wikariuszy.
W kancelarii nie ma opłat skarbowych jak w urzędach państwowych, ale można (i należy) złożyć ofiarę na druki, księgi, formularze, tonery, papier itp. czy choćby zabezpieczenie i generalnie utrzymanie biura. Bowiem są specjalne księgi do intencji mszalnych, zapowiedzi przedślubnych, korespondencji, księgi zmarłych, zaślubionych, ochrzczonych i inne, a to wszystko należy zakupić i kiedy parafia to wszystko kupuje, to jest wyznaczona cena jak wszędzie, i nie można nic kupić „co łaska”, czyli uznaniowo tylko dlatego, że parafia żyje z ofiar wiernych. Ponadto kancelista świecki jest zatrudniony na etat lub ½ etatu, pobiera słusznie wynagrodzenie a parafia płaci - jak inne instytucje - podatki oraz ubezpieczenie za każdego pracownika parafii. Pracownik parafii musi ponadto mieć badania lekarskie, szkolenia BHP, a to także opłaca pracodawca, czyli parafia reprezentowana przez proboszcza. Ofiary na druki (mogą być użyte inne określenia w kancelariach parafialnych) nie są zatem „napiwkiem” dla kancelisty czy księdza za miłą obsługę, lecz coś w rodzaju opłaty skarbowej przeznaczonej na utrzymanie biura.
Dokumenty muszą być wypisane w sposób bardzo czytelny, muszą być oznaczone liczbą dziennika korespondencyjnego, w dzienniku natomiast podane do kogo jest kierowany dany dokument czy pismo, w jakiej sprawie i kiedy został wysłany. Każdy dokument musi być ponadto opieczętowany okrągłą pieczęcią, a także prostokątną (chyba że stosuje się tzw. papier firmowy). A na końcu musi być umieszczony czytelny podpis duszpasterza lub kancelisty w pismach mniejszej rangi. Jeśli kancelista lub duszpasterz stosuje podpis nieczytelny, to koniecznie winien użyć pieczątki personalnej, aby bez wątpienia można było stwierdzić imię, nazwisko oraz tytuł podpisującego. Jeśli wystawiony dokument budzi wątpliwości w jakimkolwiek elemencie, przyjmujący go inny kapłan lub kancelista, może go zakwestionować i nie uznać. Zdarza się bowiem, że dokumenty mają braki formalne lub merytoryczne wymagane do ważności, jak choćby brak daty, miejsca wystawienia dokumentu, czy właśnie podpisu własnoręcznego lub pieczęci parafialnej. Ponadto o wystawienie dokumentu prosi osobiście zainteresowany i on może go otrzymać dokument do rąk własnych. Nie wolno przekazywać go osobom trzecim. Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy zainteresowany upoważni pisemnie inną osobę, lub o dokument dziecka prosi rodzic lub opiekun prawny.
Wszelkie dokumenty, w tym kościelne, zawierają ścisłe dane osobowe i podlegają prawu cywilnemu o ochronie danych osobowych. Wydanie dokumentu innej osobie jest faktycznym ujawnieniem danych osobowych. Parafia lub proboszcz mogą być więc zaskarżone o nieumyślne ujawnienie tychże danych. W konsekwencji konieczne jest pisemne upoważnienie konkretnej osoby przez zainteresowanego do odbioru dokumentu, a nie jest to utrudnianie spraw, jak niekiedy jest odbierane. 

ks. Zbigniew Cieślak

Dodaj komentarz

Aby dodać komentarz, prosimy o przepisanie wyrazów z obrazka. Wyrazy muszą być oddzielone spacją.

Prawo kanoniczne

Pozostałe kategorie
komentarz redaktora
w słowie bożym
prawo kanoniczne
meandry czwartej wladzy
sacrum w muzyce
nauka spoleczna kosciola
okladka 25

Opiekun nr 25(512) od 3 grudnia 2017

Zapytaj w parafii o nowego "Opiekuna", a w nim m.in. rozmowa z kustoszem kaliskiego sanktuarium ks. prałatem Jackiem Plotą, który opowiedział o swojej osobistej relacji z Patriarchą z Nazaretu i o radościach posługi w sanktuarium.

Zamów prenumeratę

 

baner
banner
figazmakiem
Drewniane kościólki Jasna i ta druga strona 25 lat diecezji

Ta strona używa plików Cookies. Dowiedz się więcej o celu ich używania i możliwości zmiany ustawień Cookies w przeglądarce. Więcej